La automatización usa plantillas que se completan con los datos de tu sistema (cliente, condiciones, importes, fechas), genera el documento final en PDF, lo envía para firma —con herramientas de firma electrónica cuando corresponde—, lo archiva asociado al cliente y avisa los vencimientos.
Cómo se hace hoy (y por qué cuesta)
- Se copia un documento anterior y se editan los datos a mano.
- Se cuelan datos de otro cliente o cláusulas viejas.
- Los documentos firmados quedan en mails y carpetas dispersas.
- Los vencimientos y renovaciones se olvidan.
Cómo queda automatizado
| Paso | Manual | Automatizado |
|---|---|---|
| Redacción | Copiar y editar | Plantilla completada con datos del sistema |
| Revisión | Leer todo de nuevo | Solo los campos variables |
| Firma | Imprimir, firmar y escanear | Envío para firma electrónica o digital según el caso |
| Archivo | Carpetas dispersas | Asociado al cliente, con búsqueda |
| Vencimiento | Olvido | Alerta automática |
Tipos de documentos frecuentes
- Contratos de servicio: con condiciones y precios del sistema.
- Propuestas comerciales: a partir de la cotización.
- Órdenes de trabajo: con los datos del pedido.
- Actas y constancias: con formato fijo.
- Documentación de alta: para clientes o empleados.
La validez legal de cada tipo de firma (electrónica o digital) depende del documento y de la normativa aplicable: conviene validarlo con tu asesor legal.
Cómo trabajamos
Relevamiento
Relevamos los documentos que más se generan y de dónde salen sus datos.
Diseño de reglas
Armamos las plantillas y las validamos con quien las usa.
Integración
Conectamos plantillas, sistema y herramienta de firma.
Puesta en marcha
Lanzamos con los documentos más frecuentes y sumamos el resto.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir editando el documento antes de enviarlo?
¿Qué herramienta de firma se usa?
¿Sirve para documentos con cláusulas opcionales?
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