Qué se automatiza
Un proceso automático importa los movimientos bancarios (por archivo o conexión disponible), los cruza con cobros, pagos y facturas de tu sistema según reglas —importe, fecha, CUIT, referencia— y deja para revisión humana solo las partidas que no coinciden. El equipo pasa de revisar todo a revisar excepciones.
Cómo se hace hoy (y por qué cuesta)
- Se descargan extractos de cada banco y se pegan en una planilla.
- Alguien busca, movimiento por movimiento, a qué factura o pago corresponde.
- Las transferencias sin referencia clara requieren llamar o escribir al cliente.
- El cierre de mes se demora días y depende de una o dos personas.
Cómo queda automatizado
| Paso | Manual | Automatizado |
|---|---|---|
| Obtener movimientos | Descargar y pegar extractos | Importación programada de archivos o conexión disponible |
| Emparejar | Búsqueda manual | Reglas automáticas por importe, fecha, CUIT y referencia |
| Diferencias | Se descubren al final | Lista de pendientes con sugerencias de coincidencia |
| Registrar | Carga manual en el sistema | Cobros y pagos imputados automáticamente |
| Reporte | Armado a mano | Estado de conciliación por cuenta, siempre actualizado |
Reglas típicas de emparejamiento
- Coincidencia exacta: mismo importe y referencia o número de comprobante.
- Coincidencia por CUIT: transferencias identificadas por el CUIT del ordenante.
- Tolerancias: diferencias mínimas por redondeo o comisiones bancarias.
- Pagos agrupados: un movimiento que cancela varias facturas.
- Aprendizaje de reglas: cuando alguien resuelve una excepción, esa regla se guarda para la próxima.
La forma de obtener los movimientos depende de cada banco: exportación de archivos, reportes programados o servicios de conexión, según lo que ofrezca tu entidad. Lo relevamos al inicio.
Cómo trabajamos
1
Relevamiento de cuentas
Identificamos bancos, cuentas, formatos de extracto y cómo se registran hoy cobros y pagos.
2
Definición de reglas
Acordamos con administración las reglas de emparejamiento y tolerancias.
3
Desarrollo y prueba
Probamos el proceso con meses ya conciliados para medir qué porcentaje concilia solo.
4
Puesta en marcha
Se usa en paralelo un cierre y luego pasa a ser el proceso principal.
Seguí leyendo: ¿Qué es la conciliación bancaria?, automatizar el cierre de caja y el control de recaudación.
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Preguntas frecuentes
¿Sirve si trabajo con varios bancos?
Sí. Cada banco tiene su formato, pero el proceso los normaliza y concilia todas las cuentas en un mismo lugar.
¿Qué pasa con los movimientos que no coinciden?
Quedan en una lista de pendientes con posibles coincidencias sugeridas, para que una persona los resuelva en minutos.
¿También concilia cobros de Mercado Pago?
Sí, los movimientos de billeteras y procesadores de pago se pueden incluir en la misma conciliación.
¿Querés ver cómo aplica a tu empresa?
Agendá una reunión gratuita de 30 minutos y lo analizamos con tu caso real.