Un SaaS conviene cuando resuelve bien tu problema tal como viene, tenés pocos usuarios y querés empezar ya sin inversión inicial. El software propio conviene cuando el proceso es central para tu negocio, la suscripción crece mucho con los usuarios o necesitás control total sobre los datos y la evolución del sistema. Para decidir, compará el costo total a 3 años, no el precio del primer mes.
Comparativa
| Criterio | SaaS (suscripción) | Software propio |
|---|---|---|
| Inversión inicial | Baja o nula | Desarrollo inicial |
| Costo mensual | Por usuario o por plan, sube con el crecimiento | Hosting y mantenimiento |
| Tiempo de arranque | Inmediato | Semanas a meses, por etapas |
| Personalización | La que permite el producto | Total |
| Datos | En servidores del proveedor, bajo sus condiciones | Donde decidas |
| Evolución | Según la hoja de ruta del proveedor | Según tus prioridades |
| Riesgo principal | Cambio de precios, de funciones o cierre del servicio | Depender de quien lo mantiene |
Cómo hacer la cuenta a 3 años
Sumá, para cada opción: licencias o suscripción × usuarios × 36 meses, implementación y capacitación, integraciones con tus otros sistemas, y las horas que tu equipo pierde en adaptarse o en tareas manuales que la herramienta no cubre. Muchas veces el SaaS gana con claridad; otras, la cuenta se da vuelta a partir de cierto número de usuarios.
Para estimar el impacto de las tareas manuales podés usar la calculadora de ROI de automatización.
Cuándo elegir SaaS sin dudarlo
- Procesos genéricos: email, contabilidad estándar, videollamadas, gestión de proyectos básica.
- Existe un producto específico para tu rubro que ya hace lo que necesitás. Por ejemplo, para estudios jurídicos existe RivoLegal, del mismo equipo.
Cuándo elegir software propio
- El proceso es parte de tu ventaja competitiva.
- Pagás varias herramientas SaaS que no se hablan entre sí y el equipo hace de “puente” manual.
- Necesitás control estricto sobre dónde y cómo se guardan los datos.
El modelo más común: SaaS + integración a medida
En la práctica, la mayoría de las empresas combina herramientas SaaS con una capa propia que las integra y cubre lo específico. Ver integración de sistemas.
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Preguntas frecuentes
¿El software propio necesita servidores propios?
¿Qué pasa con mis datos si dejo un SaaS?
¿Puedo empezar con SaaS y pasar a propio después?
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