Respuesta corta
Para reemplazar un sistema viejo sin perder información: hacé un inventario de qué datos y funciones tiene (incluidas las que nadie recuerda), extraé los datos de su base, limpialos y mapealos al sistema nuevo, migrá por módulos, hacé convivir ambos sistemas un tiempo acotado y conservá un archivo consultable del histórico.
Por qué conviene no postergarlo
- Tecnologías sin soporte ni actualizaciones de seguridad.
- Dependencia de una persona o un proveedor que ya no está.
- Imposibilidad de integrarlo con herramientas actuales.
- Hardware viejo que puede fallar en cualquier momento.
Los pasos
| Paso | Qué incluye |
|---|---|
| Inventario funcional | Qué hace el sistema, incluyendo reportes y cálculos “escondidos” |
| Inventario de datos | Tablas, relaciones y calidad de la información |
| Extracción | Acceso a la base de datos o exportaciones disponibles |
| Limpieza y mapeo | Transformar los datos al modelo del sistema nuevo |
| Migración por módulos | Empezar por el de menor riesgo o mayor dolor |
| Convivencia | Validar resultados en paralelo por un período acotado |
| Archivo histórico | Consulta de datos viejos sin mantener el sistema |
Cuidado con las funciones ocultas
Los sistemas viejos suelen tener cálculos o reglas que nadie documentó pero de los que el negocio depende. El inventario funcional se hace con los usuarios, revisando cada pantalla y reporte que usan.
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Preguntas frecuentes
¿Se pueden recuperar datos si no tengo la documentación del sistema?
En la mayoría de los casos sí, analizando la base de datos directamente, aunque lleva más trabajo.
¿Conviene migrar todo el historial?
No siempre. A veces conviene migrar lo activo y dejar el resto en un archivo de consulta.
¿Cuánto tiempo deben convivir los sistemas?
Lo justo para validar: unas semanas por módulo suele ser suficiente, con fecha de corte definida.
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