La forma segura de migrar es por etapas: elegir el proceso que más duele, construir solo ese módulo, limpiar e importar los datos de las planillas, hacer convivir sistema y planilla durante un período corto de validación y recién entonces apagar la planilla. Se repite el ciclo con el siguiente proceso. Nunca se migra todo el mismo día.
1. Hacé el inventario de planillas
Antes de pensar en el sistema, listá todas las planillas que se usan: quién las completa, quién las lee, cada cuánto y qué decisiones se toman con ellas. Casi siempre aparecen sorpresas: archivos que nadie sabía que existían o tres versiones del mismo dato.
2. Elegí el primer proceso con un criterio simple
| Criterio | Pregunta |
|---|---|
| Dolor | ¿Qué planilla genera más errores, demoras o discusiones? |
| Frecuencia | ¿Se usa todos los días? |
| Personas | ¿Cuántas personas dependen de ella? |
| Riesgo | ¿Qué pasa si falla durante la transición? |
El ideal es un proceso con mucho dolor y riesgo controlado. No empieces por lo contable si todavía no confiás en el sistema nuevo.
3. Limpiá los datos antes de importarlos
Importar basura produce un sistema nuevo con los mismos problemas. Unificá nombres de clientes, códigos de productos duplicados, formatos de fecha y campos vacíos. Esta etapa suele llevar más tiempo del esperado y es la que más valor agrega.
4. Construí solo lo necesario para ese proceso
Un módulo acotado se entrega rápido y el equipo lo aprende en días. Es la lógica del MVP: mejor algo pequeño que se usa que algo enorme que se posterga.
5. Convivencia con fecha de cierre
Durante un período corto (por ejemplo, dos a cuatro semanas) se trabaja en el sistema y se controla contra la planilla. La clave es fijar la fecha en que la planilla se apaga. Sin esa fecha, la convivencia se vuelve eterna y el equipo termina cargando todo dos veces.
6. Capacitá a las personas clave primero
Identificá a quien más usaba la planilla y convertilo en referente del sistema nuevo. Si esa persona se siente dueña del cambio, el resto del equipo la sigue.
7. Repetí con el siguiente proceso
Con el primer módulo funcionando, el segundo es más fácil: los datos maestros (clientes, productos) ya están limpios y el equipo ya confía en el sistema.
Errores que conviene evitar
- Querer replicar la planilla exactamente igual, con todos sus parches.
- Migrar todos los procesos a la vez.
- No definir quién es responsable de cada dato.
- Dejar la capacitación para el final.
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Preguntas frecuentes
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