El costo de un proceso manual = (tiempo por ejecución × cantidad de ejecuciones por mes × costo por hora de quien lo hace) + costo de los errores (retrabajo, pérdidas, multas) + costo de las demoras (ventas o cobros que se retrasan). Medí el tiempo real durante dos semanas en lugar de estimarlo de memoria.
1. Medí el tiempo real
Durante una o dos semanas, quien hace la tarea anota cuánto tarda cada vez. Las estimaciones de memoria suelen quedarse cortas porque no cuentan interrupciones, correcciones ni búsquedas de información.
2. Calculá el costo directo
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Tiempo por ejecución | 15 minutos |
| Ejecuciones por mes | 400 |
| Horas por mes | 100 horas |
| Costo por hora (sueldo + cargas) | El de tu empresa |
| Costo mensual directo | Horas × costo por hora |
3. Sumá el costo de los errores
¿Cuántos errores hay por mes y cuánto cuesta cada uno? Un pedido mal cargado implica reenvío, una factura mal emitida implica nota de crédito, un dato mal pasado puede implicar una venta perdida.
4. Considerá las demoras
Si facturar tarda tres días, cobrar también se atrasa. Si responder una consulta tarda horas, algunos clientes compran en otro lado. No siempre es fácil de cuantificar, pero conviene estimarlo.
5. Compará
Con el costo anual del proceso manual, podés comparar contra lo que costaría automatizarlo. Usá la calculadora de ROI de automatización y leé ¿automatizar o contratar más personal?.
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Preguntas frecuentes
¿Qué costo por hora uso?
¿Y si la tarea la hace el dueño?
¿Qué procesos conviene medir primero?
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